Controle de frotas: saiba como fazer

Publicado por Rafaela Teruel em

Controle de frotas

Trabalhar com frotas pode ser bastante complicado quando não há um planejamento pré-definido. Pensando nisso, preparamos um conteúdo que vai te ajudar a fazer o controle de frotas, o qual é essencial para quem quer ser um bom profissional deste setor e otimizar os resultados da empresa em que trabalha.

Controle de frotas: a importância da análise de dados

A gente só pode ter o controle de algo que a gente conhece. Essa afirmação pode parecer óbvia, mas muitas vezes é um erro comum das empresas não saber o que está acontecendo ou como identificar um problema. Pior: às vezes a empresa tem a informação, mas não sabe o que fazer com ela. No controle de frotas não é diferente, é preciso coletar dados e analisá-los para organizar veículos, calcular gastos, ver qual manutenção é mais conveniente e mapear rotas.

A análise de dados consiste em coletar informações e trabalhá-las ao nosso favor. Para isso é preciso profissionais qualificados e saber organizar esses dados de forma sistemática. A análise é feita através de ferramentas como softwares e programas de computador como o Excel, por exemplo, dentre outros os quais possibilitam a rápida realização de contas, formulação de gráficos, planilhas, pesquisa de dados, além de organizar tudo de forma prática e metódica.

Para o controle das frotas é preciso também estabelecer quais métricas serão utilizadas na análise. Indicadores de performance (KPIs, por exemplo) são ótimos para averiguar os resultados e implementar uma boa política de controle de frotas.

Política de controle de frotas

A política de controle de frotas é de suma importância, pois a partir dela estabelecemos diretrizes aos funcionários da empresa para que cumpram normas de controle e verificação dos veículos. Ela ajuda também na manutenção dos equipamentos que constituem a mecânica da frota e educa os colaboradores a manterem uma rotina saudável de trabalho, além da otimização dos resultados e da produtividade.

A política de controle de frotas também ajuda em questões jurídicas da empresa, como:

  • aplicação de medida punitiva caso haja desvio de conduta por parte do colaborador;
  • averiguação do recebimento de multas;
  • cumprimento das regras organizacionais e da legislação de trânsito;
  • prevenção contra possíveis processos jurídicos.

Controle de frotas: a importância da roteirização

Traçar o melhor trajeto para a circulação dos veículos é uma tarefa primordial para quem quer fazer um bom controle de frotas. Para isso, é preciso avaliar fatores como a segurança da via percorrida, condições do asfalto, preço do combustível , dentre outras variáveis cuja importância será determinante para a definição da roteirização a ser seguida. Mas qual a importância da roteirização para se ter um bom controle de frotas? Simples: a partir dela você consegue reduzir custos analisando as variáveis e suas possíveis consequências. Um exemplo seria optar pelo caminho mais rápido, economizando combustível, ou então pelo caminho com menos paradas e mais seguro (apesar de ter pedágio e gastar mais gasolina para chegar ao destino).

Vantagens do controle de frotas

Veremos a seguir algumas vantagens de se ter um controle de frotas:

  • Diminuição dos custos de manutenção;
  • Frotas bem distribuídas;
  • Melhoria nos níveis de serviço;
  • Otimização dos resultados;
  • Padronização de processos;
  • Trabalho sistemático;
  • Melhor distribuição da carga;
  • Valorização do corpo efetivo de funcionários.

Desvantagens do controle de frotas

O controle de frotas é de suma importância para a empresa, mas ele pode trazer alguns pontos negativos, como aumento de custos (em especial com o software utilizado para o monitoramento da frota e com a manutenção do padrão de qualidade do serviço), além do custo de tempo, o qual não deve ser tido como um gasto, mas sim investimento, já que graças a ele há a redução de outros gastos advindos de possíveis problemas ocasionados pela falta de manutenção ou investimento em novas tecnologias.

As boas práticas…

A seguir, mostraremos algumas das práticas que aumentam a eficiência e eficácia do controle de frotas, além de melhorar a produtividade do setor logístico e otimizar resultados advindos do sistema de transporte.

Planejamento estratégico

Para se ter controle de algo, é preciso que haja um bom planejamento. Quando o assunto é frota, não seria diferente: elaborar uma estratégia se torna tarefa crucial para quem quer administrar de forma efetiva sua frota. Um planejamento estratégico é indicado para que a gestão seja feita de forma consciente e organizada, tendo estabelecidos os objetivos e metas a serem seguidos.

Metas e objetivos realistas

Estipular metas e traçar um caminho estratégico para cumpri-las é essencial. Mas, lembra-se de ser realista ao fazer o planejamento de seus objetivos, não se esqueça do tamanho da sua frota e das suas reais necessidades, evitando assim os famosos “voos de galinha” (que ocorre principalmente quando não se tem uma visão certa de onde se quer chegar, adotando estratégias rápidas para “subir”, mas por mal planejamento – ou afobação – acaba entrando em declínio em curto espaço de tempo.) A estipulação de prazos também é de grande valia, assim consegue-se maior controle e monitoramento dos resultados da gestão de frotas.

Estímulo no quadro de funcionários

Estimular o quadro de funcionários é fundamental para qualquer gestão. Adotar práticas como bonificações para quem obter os melhores resultados, aumento de salário, valorização do colaborador perante os outros colegas são atitude que não só aumentam a produtividade, como melhoram o clima organizacional, trazendo assim o aumento de bons resultados e consequentemente, do lucro.

Investimento em tecnologia

Investir em tecnologia, com a aquisição de softwares e equipamentos modernos, faz com que haja grande economia de tempo, aumentando a produtividade e otimizando os resultados.

Os grandes erros…

Já falamos das práticas que levam aos acertos, agora mostraremos os grandes erros nas políticas de controle.

Não fazer análise de dados

A análise de dados é fundamental para o controle de frotas, já que a partir dela conseguimos mensurar e interpretar dados, podendo ter comparações entre os resultados de diferentes períodos, além de nos guiar para a estratégia correta a ser seguida. A falta de análise ou a sua má interpretação pode trazer problemas graves, como enviesar a equipe por um caminho errado, escolhas equívocas na tomada de decisão e assim, declínio dos resultado, podendo chegar até mesmo à uma situação de queda nos lucros ou prejuízo.

Falta de manutenção preventiva

A falta de manutenção preventiva pode trazer gastos muito maiores do que se teria caso investisse o dinheiro em manutenção. Isso porquê o custo com a troca de equipamentos danificados por novos, levando-se em conta a perda de tempo e o transtorno para o motorista e para a empresa contratante, caso haja algum acidente no meio do caminho, por exemplo, são danos os quais têm peso muito maior do que um investimento como medida preventiva, já que ela auxilia também a ter maior monitoramento sobre os componentes da frota e sua rotatividade e manutenção. Fora isso, se a frota for para a entrega de produtos a um cliente final (pessoa física e não jurídica), há ainda o desgaste com a frustração deste, pois possivelmente haverá um atraso na entrega ou até mesmo, em casos extremos, a danificação de seu produto, tendo que haver um gasto adicional com reparação da mercadoria.

Não ter indicadores de controle

Anteriormente, falamos da análise de dados e da importância de sua interpretação. Algo que vem de encontro a isso são os indicadores, ou seja, métricas específicas que têm maior importância por simbolizarem uma situação ou dado com significado importante, indicando determinado resultado.. A falta de tais indicadores torna a análise confusa e muito mais difícil de ser realizada.

Não conhecer o histórico da frota

Se conhecemos o histórico da frota, fica mais fácil de fazer o seu controle. A partir dele conseguimos extrair indicadores e dados, para posteriormente fazer sua análise, tendo assim um comparativo entre períodos, o que facilita a estipulação de metas e objetivos, alinhando a estratégia com a realidade da frota. Não conhecer o histórico gera problemas, tais como a escolha por estratégias erradas, a falta de ciência sobre os acontecimentos, problemas e pontos fortes da frota, além de deixar o quadro de funcionários perdidos ou frustrados com uma possível tomada de decisão equivocada.


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